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BENOIT CHENU

Introduction à la gestion de projet

1.1. Définition d'un projet

Un projet est un ensemble d'actions indépendantes menant à la livraison d'un produit ou d'un service clairement identifié et généralement dans un contexte de temps et de ressources limités. Cet ensemble d'actions est appelé œuvre, d'où la notion de « maître d'œuvre » désignant celui ayant la responsabilité de réaliser ces actions. Le résultat de cet ensemble d'actions est appelé « ouvrage », d'où la notion « maître d'ouvrage » désignant le propriétaire de l'ouvrage.

Un projet est caractérisé par :

• Une nouveauté, unicité
• Une durée limitée
• Des intervenants multiples
• Un budget
• Un cycle de vie

Un projet est un processus constitué de phases et d'étapes dont le contenu et le contexte varient d'un type de projet à un autre. On peut ainsi généraliser un modèle de projet en quatre étapes :

• Identification, planification stratégique permettant de clarifier le projet
• Identification, planification opérationnelle du projet
• Réalisation du projet
• Terminaison, comprenant la livraison au client, son évaluation et la clôture du projet.

1.2. Etapes de déroulement d'un projet

Généralement, un projet est exposé à trois variables : la qualité, le coût et le délai. Chaque décision influe systématiquement sur au moins une variable. Un chef de projet doit donc chercher en permanence l'équilibre entre ces variables. Ci-dessous, le triangle de la gestion de projet :

Le principal problème étant de déterminer quel est ordre des priorités du client et celles de l'entreprise. Pour cette raison, il faut avoir en permanence la vision « client ». Le risque est alors le perfectionnisme qui entraîne le chef de projet vers des améliorations qui écartent le produit du besoin du client.

1.2.1. Phase 1 : Identification du projet

Cette phase à pour but d'identifier un projet à partir de l'expression d'un besoin et de fournir au client l'information nécessaire pour qu'il puisse décider si le projet doit être poursuivi.

La démarche doit passer dans un premier temps par la définition du besoin dans le but de clarifier, analyser et évaluer ce besoin. Dans un deuxième temps, on identifie les options possibles afin dévaluer leur pertinence, leur faisabilité et les risques de chacune d'elles pour choisir la meilleur. Dans un dernier temps, on planifie et décrit le projet choisi afin que le demandeur puisse juger de l'opportunité d'en poursuivre la réalisation.

Cette description inclut une définition de l'envergure du projet, de la méthodologie générale et une estimation préliminaire des coûts. Le document doit intégrer la gestion des risques visant à identifier les risques associés au projet, à les analyser et à mettre en œuvre les mesures appropriées pour les gérer. Enfin, une stratégie de réalisation doit présenter les principaux choix proposés pour réaliser le projet de la façon la plus efficace possible.

1.2.2. Phase 2 : Définition du projet

Le projet va être définit par trois phases :

• L'élaboration du projet définissant la façon le plus détaillée le contenu du projet. Le document doit comprendre une ébauche des choix techniques, l'étude de faisabilité et la description détaillée du contenu.
• La programmation du projet définissant la séquence d'activités programmées dans le temps et assignées à des ressources. Cette étape correspond à la réalisation finale de diagramme de GANT par la méthode PERT.
• La gestion de projet. Elle va consister dans un premier temps en une organisation détaillée des responsabilités. Cette organisation inclut diverses catégories d'intervenant (internes et externes). Ainsi chaque intervenant va se voir assigné des responsabilités comme par exemple l'exécution d'une tâche, son suivi, vérification des résultats, participation à des réunions ou encore une responsabilité de coordination ou d'intégration. Dans un second temps, le processus de contrôle doit être mis en place. Il est constitué d'un planning du contrôle (ce qu'il faut contrôler, les outils de mesure, la fréquence des mesures), du suivi (mesure de l'état du projet, comparaison aux prévisions) et du contrôle (analyse des écarts, identification des correctifs). Enfin, la définition des systèmes et procédures. Les procédures sont les modalités à respecter par tous les intervenants. Il existe des procédures générales à tous les projets et d'autres spécifiques au projet. Le système d'information est un ensemble d'actions et d'outils requis pour le bon déroulement du projet. Ceci comprend les outils pour le recueille, le traitement et la diffusion des informations.

1.2.3. Phase 3 : Réalisation du projet

Cette phase est la mise en application des phases précédentes. Elle ne requiert aucune gestion supplémentaire. Chaque intervenant doit suivre ses directives ; le planning du contrôle doit être suivi.

1.2.4. Phase 4 : Terminaison du projet

Située à la fin du projet, cette phase doit être planifiée car des risques lui sont associés comme la tendance à l'ignorer, à s'en débarrasser le plus vite possible où à l'étirer le plus longtemps possible.

La première étape est donc la remise et installation du produit au client. Si le produit respecte les spécifications générales, s'en suit le paiement du mandataire. Une série de test de vérifications du bon fonctionnement par le client peut entraîner éventuellement des corrections. Cette étape se termine par l'acceptation définitive du produit. La seconde et dernière étape est la clôture du projet ayant pour conséquence le désengagement des ressources, la fermeture des livres comptables et l'archivage du dossier du projet.